KI-Integration bis in den Betrieb: mit Rollen, Protokoll und Kostengrenze
KI-Integration heißt bei Hellwerk Systeme, dass ein Sprachmodell einen Schritt in einem Vorgang übernimmt, den es schon gibt: im Postfach, im ERP, im Dokumentenmanagement, im Ticketsystem. Wir bringen KI in bestehende Systeme und Prozesse und übergeben sie in den Betrieb, für Unternehmen in Deutschland, nach DSGVO und mit Vertrag nach deutschem Recht.
Die Lücke zwischen Demo und Betrieb liegt selten am Modell. Sie liegt an Fragen, die im Pilot niemand stellen musste: Wer darf den Aufruf auslösen, wer sieht welche Daten, was geschieht bei einer falschen Antwort, und wer bemerkt, dass der Verbrauch steigt. Unsere eigenen Anwendungen sind auf genau diese Fragen hin gebaut; dieselbe Architektur betreiben wir in über vierzig Diensten. Ebenso offen die Grenze: Hat ein Vorgang feste Felder und eindeutige Regeln, genügt eine Regel ohne Sprachmodell, und dann schreiben wir die Regel.
Für wen
- Unternehmen, deren Pilot als Insel neben den eigentlichen Systemen läuft: Ergebnisse werden kopiert, eingefügt und von Hand weitergereicht.
- Leitungen IT, die eine KI-Anwendung übernehmen sollen und vorher wissen müssen, wie sie überwacht, begrenzt und abgeschaltet wird.
- Geschäftsführungen, deren Datenschutzbeauftragter nicht zustimmt, solange unklar ist, welcher Anbieter welche Daten sieht.
- Häuser, in denen die Kosten der Modellaufrufe erst auf der Monatsrechnung auffallen und keinem Vorgang zuzuordnen sind.
Was Sie bekommen
Anbindung mit Rollen und Rechten
Das Modell bekommt keinen Generalschlüssel, sondern die Rechte der Rolle, in deren Auftrag es arbeitet: lesen, wo die Sachbearbeitung lesen darf, schreiben nur in Felder, die im Angebot stehen. Die Anbindung an ERP, CRM oder Dateiablage entsteht als dokumentierte Schnittstelle. Dahinter stehen über 180 Systeme im eigenen Werkzeugkasten, deshalb beginnt ein Anschluss selten bei null.
KI-Integration mit Protokoll jedes Aufrufs
Zu jedem Aufruf wird festgehalten, wer ihn ausgelöst hat, welches Modell mit welchen Feldern gearbeitet hat, was zurückkam, was ein Mensch geändert hat und was er gekostet hat. Ein Fehler lässt sich so nachvollziehen, ohne jemanden zu befragen, und über Qualität wird an Zahlen gesprochen statt an Eindrücken.
Kostengrenze über ein eigenes Gateway
Anwendungen, die im Betrieb Sprachmodelle nutzen, rufen sie bei uns über ein eigenes Gateway auf. Dort gilt je Anwendung eine harte Kostengrenze, und der Verbrauch ist je Vorgang sichtbar, bevor ihn die Buchhaltung findet.
Freigabe, wenn das Modell unsicher ist
Vorher wird festgelegt, woran Unsicherheit erkannt wird: fehlende Quelle, widersprüchliche Angaben, ein Betrag über einer Schwelle, ein Kunde mit Sonderregel. In diesen Fällen entsteht nur ein Entwurf in einer Freigabeliste; was ohne Freigabe durchläuft, steht im Angebot.
Auftragsverarbeitung und Übergabe
Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag; welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und welche Felder der Modellanbieter sieht, halten wir im Angebot fest. Zur Übergabe gehören Betriebshandbuch, Zugänge, Einweisung der Fachverantwortlichen und die Regel, wer die Freigabeliste bei Abwesenheit bearbeitet.
Vom Pilotprojekt zum abgenommenen Betrieb
Gespräch am konkreten Vorgang
Sie zeigen einen Vorgang, der heute Zeit bindet, und die Systeme, durch die er läuft. Danach sagen wir, ob ein Sprachmodell dort einen Schritt tragen kann oder eine feste Regel genügt.
Angebot mit Rollen, Datenliste und Kriterien
Beschrieben sind der Schritt des Modells, Rollen und Rechte, die Felder an den Anbieter, die Fälle mit menschlicher Freigabe und die Abnahmekriterien. Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen stehen ebenfalls darin.
KI-Integration im Parallelbetrieb prüfen
Die Anwendung läuft zunächst neben dem bisherigen Weg und erzeugt nur Entwürfe. Ihre Fachleute vergleichen, das Protokoll zählt Übernahmen, Korrekturen und Verbrauch. Erst wenn die Kriterien erreicht sind, geht der Schritt in den regulären Ablauf.
Abnahme und Übergabe an den Betrieb
Abgenommen wird gegen die Kriterien aus dem Angebot, danach greift die Gewährleistung auf Mängel. Protokoll, Kostengrenze und Freigabeliste bleiben bedienbar, ohne dass wir dafür gebraucht werden.
Abnahme statt Versprechen
Abnahme heißt hier nicht, dass das Modell nie irrt, sondern dass der Betrieb mit Irrtümern umgehen kann: Rollen greifen, jeder Aufruf ist protokolliert, unsichere Fälle landen bei einem Menschen, die Kostengrenze hält. Diese Kriterien stehen vor dem Start im Angebot und werden im Parallelbetrieb an Ihren Vorgängen nachgewiesen.
Gebaut wird im Werkvertrag: Festpreis mit Abnahme, Lieferung in Teilen, jede für sich geprüft. Den Code und seine Dokumentation sehen Sie im Repository, auf das Sie Zugriff erhalten; mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung, Sie legen Umfang und Kriterien fest. Eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung ist unterschrieben, bevor Sie uns Systeme oder Unterlagen zeigen.
Begriffe zum Thema
Auftragsverarbeitung bei KI-Diensten: wer welche Daten erhält
Wann ein KI-Dienst im Auftrag verarbeitet, was der AVV nach Art. 28 DSGVO regeln muss, wie Unterauftragsverarbeiter und Drittländer hineinspielen und was das Modell zu sehen bekommt.
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Ein zentraler Durchgang zwischen Anwendungen und Modellanbietern: wozu er dient, was er protokolliert, wie er Kosten und Rechte begrenzt und wo er nichts ausrichtet.
Token-Kosten: woraus sich die Rechnung für Sprachmodelle ergibt
Wovon die Ausgaben für ein Sprachmodell im Betrieb abhängen – Anweisung, Kontext, Ausgabe, Wiederholungen – und mit welchen Grenzen Unternehmen sie planbar halten.
KI im Betrieb: was vor dem Start geklärt wird
Wie integriert man KI in bestehende Systeme?
Über die Schnittstellen, die diese Systeme ohnehin haben, und mit den Rollen, die dort schon gelten. Das Modell wird ein Schritt im Vorgang, kein zusätzliches Fenster: Es liest aus dem führenden System, schreibt einen Entwurf zurück, und freigegeben wird dort, wo gearbeitet wird.
Welche Daten sieht der KI-Anbieter?
Nur die Felder, die im Angebot stehen, und nur für den beschriebenen Zweck. Was vorher entfernt oder gekürzt wird, legen wir je Schritt fest, und im Protokoll lässt sich später für jeden Aufruf nachlesen, was übermittelt wurde.
Was kostet eine KI-Integration?
Das hängt an der Zahl der angebundenen Systeme, am Zustand der Daten und daran, wie viele Fälle eine Freigabe brauchen. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis mit Abnahme. Die laufenden Kosten der Aufrufe sind davon getrennt und durch die Kostengrenze nach oben begrenzt.
Was passiert, wenn das Modell falsch liegt?
Dafür gibt es die Freigabe: Unsichere Fälle und Fälle mit Folgen gehen als Entwurf an einen Menschen. Jede Korrektur wird protokolliert, und steigt ihre Zahl, werden Regeln oder Datenzugang nachgeschärft. Verantwortlich für den Vorgang bleibt eine benannte Person im Fachbereich.
Welcher KI-Versuch liegt bei Ihnen gerade auf Eis?
Nennen Sie uns den Pilot, das Werkzeug oder den Vorgang, bei dem es nach der Vorführung nicht weiterging. Im Gespräch sagen wir, ob er in den Betrieb gehört, was dafür fehlt – oder warum man ihn besser beendet.