KI-Einführung mit Urteil: welcher Pilot in den Betrieb geht und welcher endet
Eine KI-Einführung beginnt bei Hellwerk Systeme dort, wo im Haus schon mit KI gearbeitet wird, aber noch kein Vorgang verlässlich darüber läuft. Wir erfassen die genutzten Dienste, bewerten jeden angefangenen Versuch und legen eine KI-Strategie mit Reihenfolge fest: für Unternehmen in Deutschland, nach DSGVO, im Vertrag nach deutschem Recht.
Der Ausgangspunkt ist meist derselbe: Im Vertrieb entstehen Angebotstexte in einem frei zugänglichen Chat-Dienst, die IT hat Lizenzen gekauft, ein Proof of Concept hat beim Demo-Termin funktioniert und liegt seitdem still. Welche Daten schon bei fremden Anbietern gelandet sind und wer für einen Fehler des Modells geradesteht, kann niemand sagen. Offen gesagt: Beratung als eigene Leistung ist bei uns jung, Mandate zum Vorzeigen haben wir nicht. Zeigen können wir den eigenen Betrieb: über 400 beschriebene Aktionen, die unsere KI ausführt, vorgeführt an Beispieldaten statt an Daten anderer Kunden.
Für wen
- Geschäftsführungen, deren Proof of Concept auf dem Demo-Termin funktioniert hat und seitdem ohne Verantwortlichen, Budget und Anschluss an ein führendes System dasteht.
- Leitungen IT und Organisation, die wissen, dass Texte, Tabellen und Kundenanfragen in frei zugängliche Chat-Dienste kopiert werden, aber nicht, in welche.
- COOs und kaufmännische Leitungen mit bezahlten KI-Lizenzen, über die bis heute kein einziger Vorgang regelmäßig läuft.
- Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen eigene Anläufe gestartet haben und die jetzt eine Reihenfolge brauchen statt eines weiteren Versuchs.
Was Sie bekommen
Inventur der KI, die schon im Haus ist
Wir klären, welche Chat-Dienste, Schreibhilfen, Übersetzer und Browser-Erweiterungen in den Abteilungen tatsächlich benutzt werden, mit welchem Konto und mit welchen Daten. Grundlage sind Gespräche, Lizenzlisten und, soweit Sie sie freigeben, Auswertungen aus Ihrer IT. Heraus kommt eine Liste je Dienst: wer, wofür, welche Datenarten, Vertrag mit dem Anbieter vorhanden oder nicht.
KI-Einführung nach Urteil: weiterführen oder beenden
Für jeden angefangenen Versuch halten wir fest, was ihm im Betrieb fehlen würde: ein Verantwortlicher im Fachbereich, eine Anbindung an das führende System, eine Stelle, an der ein Mensch freigibt, eine Kostengrenze je Anwendung. Fehlt zu viel oder trägt der Vorgang den Aufwand nicht, lautet die Empfehlung, ihn geordnet zu beenden.
KI-Richtlinie, die im Alltag gilt
Ein kurzes Dokument für alle Mitarbeiter: welche Dienste erlaubt sind, welche Datenarten nie in einen externen Dienst gehen, wo ein Mensch das Ergebnis prüft und wer bei einem Fehler zuständig ist. Die Pflicht zur KI-Kompetenz aus der europäischen KI-Verordnung ordnen wir darin ein; die rechtliche Prüfung bleibt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Betriebsbild für den ersten Vorgang
Für den Vorgang, der weitergeführt wird, beschreiben wir den Betrieb, bevor gebaut wird: Rollen und Rechte, Protokoll jedes Aufrufs, Freigabe durch einen Menschen bei Unsicherheit des Modells, Kostengrenze und Auftragsverarbeitung mit dem Modellanbieter. Nach genau diesem Muster laufen unsere eigenen Anwendungen.
Vom Pilotprojekt zum abgenommenen Betrieb
Gespräch über das, was schon läuft
Sie schildern, was angefangen wurde und wo es hängt. Bevor Sie Lizenzlisten oder Pilotunterlagen zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung, gern auf Ihrer Vorlage. Danach sagen wir, ob sich eine Inventur lohnt oder ob ein einzelner Vorgang schon klar genug ist.
Angebot: welche Unterlagen Sie erhalten
Darin stehen die beteiligten Abteilungen, die Unterlagen am Ende – Liste der Dienste, Urteile, Richtlinie, Betriebsbild –, die Daten, die wir dafür einsehen, und der Zeitrahmen.
Gespräche in den Abteilungen
Wir sprechen mit den Leuten, die KI längst benutzen, und mit denen, die den Pilot gebaut haben. Vorgeführt wird dabei niemand: Gesucht ist ein vollständiges Bild, keine Liste von Verstößen.
Reihenfolge der KI-Einführung festlegen
Die Geschäftsführung entscheidet anhand der Vorlage, welcher Vorgang zuerst in den Betrieb geht und welche Versuche enden. Wird gebaut, wird das Betriebsbild zur Leistungsbeschreibung eines Werkvertrags, bei uns oder bei einem anderen Anbieter.
Abnahme statt Versprechen
Die Beratung ist ein Dienstvertrag: Geschuldet ist sorgfältige Arbeit, kein bestimmtes Geschäftsergebnis. Prüfbar bleibt die Lieferung trotzdem, weil das Angebot vor dem Start benennt, welche Unterlagen Sie erhalten und woran sie vollständig sind. Abgerechnet wird nach Tagessatz, bei festem Umfang zum Festpreis; der Zeitrahmen steht im Angebot.
Folgt der Bau, wechselt die Vertragsform: Werkvertrag, Abnahmekriterien vor dem Start im Angebot, Lieferung in Teilen, die einzeln geprüft werden. Den Umfang legen Sie fest, Aufgaben an unsere Entwickler gibt unsere Projektleitung. Verarbeiten wir dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Felder ein Sprachmodell zu sehen bekommt, halten wir im Angebot fest.
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KI im Betrieb: was vor dem Start geklärt wird
Wie gelingt die KI-Einführung im Unternehmen?
Selten mit einem Werkzeug für alle, meist mit einem Vorgang, der einen Verantwortlichen, eine Anbindung und eine Freigabestelle hat. Davor stehen zwei Schritte: wissen, was schon benutzt wird, und festlegen, was erlaubt ist. Erst dann lohnt die Frage, welcher Pilot weiterläuft.
Was ist Schatten-KI?
So heißt die Nutzung von KI-Diensten, die niemand freigegeben hat: private Konten, kostenlose Chat-Dienste, Erweiterungen im Browser. Ein Verbot allein hilft selten, weil die Arbeit dahinter bleibt. Wirksamer ist eine Liste erlaubter Dienste mit geregeltem Zugang, damit der bequemste Weg auch der zulässige ist.
Brauchen wir eine KI-Richtlinie?
Ja, sobald Mitarbeiter KI-Dienste mit Firmendaten nutzen, und das ist in den meisten Häusern längst der Fall. Die Richtlinie regelt erlaubte Dienste, ausgeschlossene Datenarten, Prüfpflichten und Zuständigkeit. Dazu verlangt die KI-Verordnung von Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen, Maßnahmen für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten.
Was passiert mit einem Pilot, der beendet wird?
Er wird mit Protokoll abgeschlossen: was getestet wurde, woran es gescheitert ist, welche Lizenzen und Zugänge auslaufen, wo Daten zu löschen sind. Das Wissen bleibt in der Vorlage, und ein späterer Anlauf beginnt nicht bei null.
Welcher KI-Versuch liegt bei Ihnen gerade auf Eis?
Nennen Sie uns den Pilot, das Werkzeug oder den Vorgang, bei dem es nach der Vorführung nicht weiterging. Im Gespräch sagen wir, ob er in den Betrieb gehört, was dafür fehlt – oder warum man ihn besser beendet.